「あの業務、〇〇さんしかやり方を知らない」「引き継ぎ資料がなくて、退職者が出るたびに混乱する」——業務の属人化は、多くの組織が抱える深刻な問題です。
マニュアルや業務手順書を作ればいいとわかっていても、忙しい日常業務の中で一から作成する時間はなかなか取れません。また、わかりやすいマニュアルを書くには文章力も必要です。
ChatGPTを活用すれば、箇条書きのメモや口頭説明レベルの情報から、わかりやすい業務手順書を自動生成できます。この記事では、業務マニュアル・システム操作ガイド・新人研修用マニュアル・トラブルシューティングガイドのプロンプトテンプレートを紹介します。
筆者がクライアント企業のマニュアル整備にAIを導入したところ、50業務分のマニュアル作成が2ヶ月から2週間に短縮され、新人の独り立ちまでの期間も半分になりました。
わかりやすいマニュアルの基本構成
マニュアルに含めるべき要素
- 目的：このマニュアルは何のためにあるか
- 対象者：誰がこのマニュアルを読むか
- 前提条件：必要な知識・ツール・権限
- 手順：ステップバイステップの操作手順（番号付き）
- 注意点：やってはいけないこと、よくあるミス
- トラブルシューティング：問題が起きたときの対処法
- 問い合わせ先：わからないときに誰に聞くか
読みやすいマニュアルのコツ
- 1ステップ1アクション：1つの手順で1つの操作だけを説明する
- スクリーンショットを活用：画面の操作は文章だけでなく画像で補足する
- 専門用語は避ける：初めて読む人でもわかる言葉で書く
- チェックリスト形式：完了確認ができるようチェックボックスを用意する
マニュアル作成のプロンプトテンプレート
メモから業務手順書を作成
【プロンプト】
「あなたは業務改善コンサルタントです。以下のメモをもとに、新人でも迷わず作業できる業務手順書を作成してください。
【業務のメモ】
（箇条書きやメモ書きをそのまま貼り付け）
【出力条件】
・タイトル：「〇〇業務 手順書」
・目的・対象者・前提条件を冒頭に明記
・手順は番号付きリスト（1ステップ1アクション）
・各ステップに「なぜその操作が必要か」の一言コメント
・注意点・よくあるミスを「⚠️ 注意」として挿入
・末尾にチェックリスト形式のまとめ
・専門用語は使わず、初心者でもわかる表現で」
システム操作マニュアルの作成
【プロンプト】
「以下のシステムの操作マニュアルを作成してください。
【システム情報】
・システム名：（記入）
・用途：（記入）
・対象ユーザー：（記入）
・主な操作内容：（記入）
【出力条件】
・ログイン方法から順に、基本操作をステップバイステップで
・各画面の操作を「画面名 → 操作内容 → 結果」の形式で
・「この画面では〇〇が表示されます」など、画面の状態を文章で説明
・スクリーンショットの挿入箇所を「【画像挿入：〇〇画面】」で指示
・よくある質問（FAQ）を5つ含める」
新人オンボーディング用マニュアル
【プロンプト】
「新入社員向けのオンボーディングマニュアルを作成してください。
【会社情報】
・会社名：（記入）
・業種：（記入）
・部署：（記入）
・新人の担当業務：（記入）
【マニュアルに含める内容】
・入社初日〜1週間のスケジュール
・使用するツール・システムの一覧と初期設定方法
・社内ルール（勤怠・経費精算・会議室予約など）
・主要な業務フローの概要
・困ったときの相談先一覧
・最初の1ヶ月で覚えるべきことチェックリスト
【条件】
・歓迎の気持ちが伝わる温かいトーン
・不安を解消する言葉を随所に入れる」
トラブルシューティングガイド
【プロンプト】
「以下の業務/システムのトラブルシューティングガイドを作成してください。
【対象】
・業務/システム名：（記入）
・よくあるトラブル：（箇条書きで記入）
【出力形式】
・トラブル一覧表（症状・原因・対処法の3列）
・各トラブルの詳細な対処手順（ステップバイステップ）
・「それでも解決しない場合」のエスカレーション手順
・緊急度の分類（高/中/低）と対応時間の目安」
マニュアルの精度を上げるコツ
コツ1：実際にやりながら書く
自分で業務を実行しながら、各ステップのメモを取り、それをChatGPTに渡す方法が最も精度が高くなります。「やりながらメモ → AIで清書」の流れがおすすめです。
コツ2：初心者に読んでもらう
完成したマニュアルを実際に初心者に読んでもらい、「わかりにくい箇所は以下です」とフィードバックをもらったら、「以下の箇所をより初心者向けにわかりやすく書き直してください」とAIに修正させましょう。
コツ3：更新ルールを決める
マニュアルは作って終わりではありません。「業務フローが変わったら3営業日以内に更新する」などのルールを決め、更新日と担当者をマニュアル冒頭に記載しましょう。
研修資料の作成はAIで社内研修・教育資料を作成する方法もご参照ください。
よくある質問（FAQ）
Q. 口頭での説明からでもマニュアルを作れますか？
はい、音声メモや口頭説明を文字起こしして、そのままChatGPTに渡せばマニュアル形式に整形してくれます。「以下の口頭説明をもとに手順書を作成してください」と指示するだけでOKです。
Q. 既存のマニュアルの改善にも使えますか？
もちろんです。既存マニュアルを貼り付けて「このマニュアルをより読みやすく改善してください」と依頼すれば、構成の最適化・用語の統一・抜け漏れの補完をしてくれます。
Q. 多言語のマニュアルも作成できますか？
はい、「このマニュアルを英語に翻訳してください」と指示すれば多言語対応も可能です。翻訳全般はChatGPTで多言語翻訳する方法もご覧ください。
まとめ
この記事では、AIでマニュアル・業務手順書を作成する方法を解説しました。ポイントを整理します。
- マニュアルには目的・対象者・手順・注意点・トラブル対応を含める
- 箇条書きメモから手順書、システム操作ガイド、新人用マニュアルなど目的別テンプレートを活用
- 1ステップ1アクションで、初心者でもわかる表現で書く
- 実際に業務をやりながらメモを取り、AIで清書する方法が最も精度が高い
- 更新ルールを決めてマニュアルを最新の状態に保つ
属人化の解消は、マニュアル作成から始まります。AIを活用して効率的にマニュアルを整備し、チーム全体の生産性を上げましょう。
研修資料はAIで社内研修・教育資料を作成する方法、日報はAIで日報・週報を3分で書く方法もあわせてご覧ください。その他のAI仕事術はAIプロンプト活用ブログでもご紹介しています。
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