「ExcelやWordの中でAIを使いたい」「ChatGPTに貼り直すのが面倒」——日々の資料作成では、この2つのもどかしさが積み重なります。
それを解消するのがMicrosoft Copilot（マイクロソフト コパイロット）です。最大の特徴は、Word・Excel・PowerPoint・Outlook・Teamsの中で直接動くこと。ファイルをコピーして別のサイトに貼る手間がなく、社内データを踏まえた回答を返します。
この記事では、無料版と有料版の違い、アプリごとの使いどころ、そのまま使えるプロンプト例までを初心者向けに解説します。ChatGPTとの使い分けも整理します。
✨ Officeで使えるプロンプトを自動生成
資料作成・集計・メール返信——目的を選ぶだけで、Copilotにそのまま貼れるプロンプトが完成します。
Microsoft Copilotとは？3つの顔がある
名前は同じでも中身が違う
Copilotは複数の製品の総称で、ここを混同すると「使えない」と感じます。大きく3つに分かれます。
- 無料のCopilot：WebサイトやWindowsから使えるチャット。ChatGPTに近い使い勝手
- Microsoft 365 Copilot：Word・Excel等の中で動く有料版。社内データを参照できる
- GitHub Copilot：開発者向けのコード補完。用途が別物
「Officeの中でAIを使いたい」なら、必要なのは2番目です。無料版では、アプリ内から文書やシートの中身を直接扱うことはできません。
最大の強みは「社内データを踏まえる」こと
有料版は、権限のある範囲でメール・予定表・社内ファイル・Teamsの会話を参照します。「先月の田中さんとのやり取りを踏まえて返信案を」といった依頼が通るのは、この仕組みがあるためです。
ChatGPTとの使い分け
どちらが優れているかではなく、置き場所が違います。
| 項目 | Microsoft 365 Copilot | ChatGPT |
|---|---|---|
| 使う場所 | Office各アプリの中 | ブラウザ・アプリ |
| 参照できる情報 | 権限内の社内データ | 学習知識とWeb |
| 得意なこと | 既存ファイルの加工・要約 | ゼロからの発想・文章作成 |
| 導入 | 会社契約が前提になりやすい | 個人でも始めやすい |
手元のファイルを動かすならCopilot、ゼロから考えるならChatGPTです。ChatGPTの基本はChatGPT初心者の使い方完全ガイド、他ツールとの比較は無料で使えるAIツールおすすめ5選をどうぞ。
アプリ別｜Copilotの使いどころ
Word：長文の下書きと要約
白紙から文書を起こしたり、既存文書を指定の長さに縮めたりできます。文書内の見出し構成を保ったまま書き換えられるのが強みです。
Excel：関数を書かずに集計する
表を選んで「地域別の売上推移をグラフで」と頼めば、数式とグラフを提案します。関数の書き方そのものを学びたい場合はChatGPTでExcel関数・マクロを作成が参考になります。
PowerPoint：Word文書からスライドを起こす
既存の企画書を読み込ませ、スライド構成に変換できます。デザインの整形まで一気に進むため、たたき台づくりが速くなります。構成の練り方はChatGPTでプレゼン資料の構成を作るで解説しています。
Outlook：長いスレッドの要約と返信案
20往復のメールを3行に要約し、返信の下書きまで作ります。文面の調整はChatGPTでビジネスメールを作成する方法のテンプレートと相性がよい部分です。
Teams：会議の要点と決定事項の抽出
会議中の発言から、決定事項・宿題・担当者を抜き出します。録画や文字起こしからの議事録づくりはAIで議事録を自動作成する方法もあわせてどうぞ。
Copilotで使えるプロンプト例4選
会議メールを要約して返信案を作る
【プロンプト】
「このメールスレッドを整理してください。
【出力】
・議論の経緯を3行で
・決まったことと、決まっていないこと
・こちらが返答すべき論点
・上記を踏まえた返信案を、丁寧語で200字程度」
Excelの表から示唆を出す
【プロンプト】
「選択した売上データを分析してください。
【条件】
・前年同期比で伸びた項目と落ちた項目を上位3件ずつ
・数値の変化が大きい箇所を指摘し、考えられる要因を挙げる
・推測の部分は「推測」と明記する
・最後に、追加で確認すべきデータを3つ提案する」
企画書からスライド構成を起こす
【プロンプト】
「この文書をもとにプレゼン資料の構成を作成してください。
【条件】
・想定聴衆：役員
・持ち時間：10分（スライド10枚以内）
・1枚につき伝えることは1つに絞る
・数値を示すスライドには、元文書のどの記述を使うか対応づける」
社内文書を新人向けに書き直す
【プロンプト】
「この手順書を、入社1年目でも理解できる文章に書き直してください。
【条件】
・専門用語には初出時に短い説明を添える
・手順は番号つきの箇条書きにする
・つまずきやすい箇所に注意書きを入れる
・元の文書にない手順を勝手に足さないこと」
手順書づくり全般はAIでマニュアル・業務手順書を作成する方法が詳しいです。
使いこなすための4つのコツ
1. ファイルを開いてから頼む
Copilotの価値は、開いているファイルを踏まえて動く点にあります。何も開かずにチャットとして使うと、無料版と変わらない一般論しか返りません。「何に対しての作業か」を先に開いておくのが大前提です。
2. 参照先を名指しする
「先週の資料を踏まえて」ではなく、ファイル名や相手の名前を具体的に挙げます。社内には似た名前のファイルが大量にあるため、名指ししないと別の資料を拾います。
3. 出力形式を指定する
「まとめて」だけでは分量も形式も安定しません。行数・表・箇条書きなどを指定すると、そのまま資料に貼れる形で返ってきます。この考え方はChatGPTに上手に指示を出す方法で解説している3要素と同じです。
4. 一度で完成させようとしない
最初の出力を土台にして、「3枚目をもっと具体的に」「この段落を半分に」と対話で詰めていきます。たたき台を作らせて人が仕上げるのが最も速い使い方です。
導入がうまくいかない会社の共通点
契約したのに使われない、という相談は少なくありません。原因はたいてい次の3つです。
- 使い道を各自に丸投げしている：業務ごとの具体例を示さないと、現場は最初の一歩を踏み出せない
- ファイルが整理されていない：命名も保存場所もばらばらだと、参照精度が上がらない
- 効果を測っていない：削減できた時間を可視化しないと、更新時に継続の判断ができない
社内展開の型はAIで社内研修・教育資料を作成する方法、定着の進め方はAI導入の費用対効果を試算する方法が参考になります。
導入前に知っておきたい注意点
- 費用は1人あたりの月額：全社導入すると相応の金額になる。効果の見積もりはAI導入の費用対効果を参考に
- データの整理が前提：社内ファイルが散らかっていると、参照精度が落ちる
- 権限設定の見直しが必要：本来見えないはずのファイルが参照されないよう、事前に権限を点検する
- 出力は必ず確認する：社内データを踏まえていても、誤りは起きる
利用ルールの整備は生成AIの情報漏洩リスクと社内利用ルールの作り方と合わせて進めてください。
よくある質問（FAQ）
Q. 無料版でもWordやExcelの中で使えますか？
無料のCopilotはチャットが中心で、Office各アプリの中で文書やシートを直接編集する機能は有料版が前提です。まず無料版で回答の質を試し、必要なら有料版を検討する流れが現実的です。
Q. 個人でも契約できますか？
個人向けのプランも提供されていますが、社内データを参照する機能は法人契約が前提になります。プランと提供条件は変更されることがあるため、最新情報は公式サイトで確認してください。
Q. 入力した内容は学習に使われますか？
法人向けプランでは、テナント内のデータが社外のモデル学習に使われない設計が基本です。ただし契約形態で条件が異なるため、導入前に確認してください。
Q. ChatGPTと両方契約する必要がありますか？
用途が重なる部分はあります。既存ファイルの加工が多いならCopilot、企画や文章の生成が多いならChatGPTを優先し、業務量の多いほうから始めるのがおすすめです。
Q. 日本語の精度は十分ですか？
日本語の文書作成や要約は実用水準です。ただし敬語の細かなニュアンスや業界特有の言い回しは、人が最後に整える前提で使ってください。
まとめ
この記事では、Microsoft Copilotの使い方を解説しました。ポイントを整理します。
- Copilotは無料版・Microsoft 365版・GitHub版で中身が違う
- Officeの中で使いたいなら、必要なのはMicrosoft 365 Copilot
- 強みは権限内の社内データを踏まえること
- 既存ファイルの加工はCopilot、ゼロからの生成はChatGPT
- 導入前に費用・データ整理・権限設定を点検する
まずは一番長いメールスレッドを開き、「経緯を3行で」と頼んでみてください。効果が一番わかりやすい使い方です。
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