「記録を書く時間が、利用者さんと向き合う時間を削っている」「AIを使えと言われても、個人情報を扱う仕事で本当に大丈夫なのか」——介護・看護の現場では、この2つが同時に立ちはだかります。
結論から言うと、個人が特定されない形に置き換えてから渡せば、記録・申し送り・ご家族への説明文はAIで大幅に短縮できます。逆に、この置き換えを飛ばすと事故になります。順番が逆になっているケースが非常に多いのです。
この記事では、施設・訪問・病棟のいずれでも使える手順として、何を入力してよくて何がダメなのかの線引きから、そのままコピーできるプロンプトまでを紹介します。
なぜ介護・看護こそAIの効果が大きいのか
記録業務が勤務時間を圧迫している
介護記録、看護記録、ヒヤリハット報告、申し送り、ご家族への連絡帳。どれも省略できない書類ですが、書くこと自体は専門性の中心ではありません。ケアの質を決めるのは現場での判断であって、それを日本語に整える作業ではないのです。ここはAIが最も得意とする領域です。
書く内容ではなく「書き方」で消耗している
何があったかは頭に入っています。詰まるのは、それを他職種が読んで誤解しない文章にする段階です。「ふらつきがあった」を、いつ・どの場面で・どの程度だったかまで含めて書き直す。この変換をAIに任せると、頭の中のメモがそのまま記録の下書きになります。
人手不足はすぐには解消しない
人員が増える前提で業務を組むことはできません。だとすれば、削れるのは間接業務だけです。記録に使う時間を1日20分減らせれば、月に7時間が現場に戻ります。効果の測り方はAI導入の費用対効果を試算する方法が参考になります。
最初に決めること｜AIに入れてよい情報とダメな情報
入れてはいけないもの
次の情報は、一般向けのAIサービスにそのまま入力してはいけません。
- 氏名、生年月日、住所、電話番号、被保険者番号
- 顔写真、傷や患部の写真
- 診断名と個人が結びつく形の記述
- ご家族の氏名や続柄が特定できる記述
組織としての線引きは生成AIの情報漏洩リスクと社内利用ルールの作り方で解説しています。
匿名化のやり方はシンプルでよい
難しく考える必要はありません。氏名を「A様」、年齢を「80代」、地名を「近隣の病院」に置き換えるだけで、AIは十分に文章を組み立てられます。AIが必要としているのは固有名詞ではなく、状況の構造だからです。
施設のルールは1枚にまとめる
口頭で伝えると必ず崩れます。「入れてよい例」と「入れてはいけない例」を各5行ずつ書いた紙を1枚作り、休憩室に貼ってください。作成はAIでマニュアル・業務手順書を作成する方法の手順がそのまま使えます。
介護記録・看護記録の下書きを作る
箇条書きのメモから記録文へ
その場で残せるのは断片的なメモです。それを記録の文体に直す作業をAIに渡します。ポイントは、メモを綺麗に書き直そうとしないこと。乱れたままのメモをそのまま渡したほうが、情報が落ちません。
【プロンプト】
「介護記録の下書きを作成してください。
【メモ】
（例：午前10時 入浴前 血圧やや高め 本人は入りたいと 家族面会は明日 昼食8割 午後は傾眠がち）
【条件】
・時系列に並べる
・観察した事実と、職員の判断を分けて書く
・断定できないことは推測と分かる書き方にする
・300字程度
・氏名は「A様」とする」
主観と客観を分けさせるのが要点
記録で最も揉めるのは、事実と解釈が混ざった文章です。「条件」に必ず「事実と判断を分ける」を入れてください。これだけで、後から読み返したときの誤解が減ります。指示文の組み立て方はChatGPTに上手に指示を出す方法で詳しく解説しています。
申し送り・カンファレンス資料をまとめる
長い記録を要点に落とす
申し送りは、書く側ではなく受け取る側が5秒で状況を掴めるかで品質が決まります。AIには「次の勤務者が最初に確認すべき順に並べて」と伝えると、優先度がついた形で出てきます。
【プロンプト】
「次の勤務者への申し送りメモを作成してください。
【今日の記録】
（匿名化した記録を貼り付け）
【条件】
・次の勤務者が最初に確認すべき順に並べる
・変化があった点と、変化がなかった点を分ける
・対応が必要な事項は行頭に「要対応」と付ける
・箇条書きで10項目以内」
カンファレンスの記録にも同じ形が使える
会議の音声から起こす場合はAI音声文字起こし完全ガイド、まとめ方はAIで議事録を自動作成する方法が使えます。録音の可否は必ず事前に確認してください。
ケアプラン・看護計画のたたき台を作る
あくまで「たたき台」以上には使わない
ケアプランは専門職の判断そのものです。AIに任せてよいのは、抜けがないかを点検するための骨組みまで。中身の妥当性は必ず人が決めてください。
【プロンプト】
「ケアプランのたたき台を作成してください。
【利用者の状況】
・年代と性別：（例：80代女性）
・要介護度：（例：要介護2）
・困りごと：（例：入浴時のふらつき、閉じこもりがち）
・ご本人の希望：（例：自分でトイレに行き続けたい）
【条件】
・長期目標と短期目標を分ける
・目標は測れる形にする
・想定される支援内容を3案出し、それぞれの注意点も書く
・制度名や加算名は書かない」
制度名を書かせないのが安全策
AIは加算や制度の要件をもっともらしく間違えます。プロンプトで最初から書かせないほうが安全です。理由と見抜き方はAIのハルシネーションを見抜く方法で解説しています。
ご家族への説明文・お便りを作る
専門用語を家族向けに言い換える
ご家族とのすれ違いは、多くが言葉の問題です。「ADLが低下」ではなく「ご自分でできていた着替えに、手助けが必要になってきました」と伝えれば、同じ内容でも受け取り方が変わります。
【プロンプト】
「ご家族向けの状況説明文を作成してください。
【伝えたいこと】
（例：歩行が不安定になってきたので、見守りを増やしたい）
【条件】
・専門用語を使わず、日常の言葉で書く
・不安をあおらず、事実は省略しない
・こちらが取る対応を具体的に示す
・400字程度、丁寧な敬体」
ご意見・苦情への返信
感情が動いている場面ほど、下書きを一度AIに作らせて頭を冷やす時間を作る価値があります。書き方はAIでクレーム対応・お詫びメールを作成する方法が参考になります。定型のやり取りが多い場合はAIでカスタマーサポートを効率化する方法の考え方も応用できます。
季節のお便りや行事の案内
毎月発行するお便りは、頻度が高いぶん効果が大きい作業です。行事の写真を選ぶ時間は残し、文章を書く時間だけを削ってください。
新人教育とマニュアル整備
手順書を「作れる人」を増やす
手順書が更新されないのは、書ける人が限られているからです。AIを使えば、ベテランが口頭で説明した内容をそのまま手順書の形にできます。研修用の資料はAIで社内研修・教育資料を作成する方法が使えます。
新人の質問に答える社内FAQ
同じ質問が繰り返し来るなら、答えを蓄積したほうが早いです。作り方はAIで社内FAQ・ナレッジベースを構築する方法で解説しています。
現場でやりがちな失敗3つ
出てきた文章をそのまま記録に貼る
最も多い失敗です。AIの文章は読みやすい代わりに、現場で起きていない出来事を自然に補ってしまうことがあります。記録は公的な書類です。必ず自分の目で1行ずつ確認してから確定してください。
実在しない制度や加算を書いてしまう
前述のとおり、制度の要件はAIの苦手分野です。制度の話は必ず原典で確認すると決めておけば防げます。
導入したのに誰も使わない
「AIを使ってみて」と言うだけでは定着しません。完成した指示文をコピーできる形で渡すのが正解です。使い方を覚えてもらう必要はありません。この考え方は中小企業・個人店のAI活用法でも共通しています。
よくある質問（FAQ）
Q. 個人情報を入れなければ本当に問題ないですか？
氏名や番号を伏せても、状況の組み合わせで個人が推測できる場合があります。小規模な施設ほど注意が必要です。迷ったら情報をさらに削ってください。判断基準は生成AIの情報漏洩リスクと社内利用ルールの作り方で整理しています。
Q. 無料のAIでも使えますか？
記録の下書きや文章の言い換えであれば、無料版で十分に実用になります。ツールの選び方は無料で使えるAIツールおすすめ5選を参考にしてください。
Q. 手書き記録の職場でも意味がありますか？
あります。書く前に頭の中を整理する用途で使えますし、手書きのメモを撮影して読み取らせる方法もあります。詳しくはChatGPTの画像認識の使い方をご覧ください。
Q. パソコンが苦手な職員でも使えますか？
使えます。空欄を埋めるだけの指示文を用意しておけば、入力する内容は普段のメモと変わりません。最初の1枚だけ、詳しい職員が作ってあげてください。
Q. 監査で「AIで作った記録」は問題になりませんか？
下書きにAIを使ったこと自体は問題になりません。問われるのは記録の正確性です。内容を確認し、責任を持って確定するのは人という運用にしておけば大丈夫です。
まとめ
この記事では、介護・看護の現場でのAI活用法を解説しました。ポイントを整理します。
- 先に決めるのは入れてよい情報とダメな情報の線引き
- 匿名化は氏名をA様、年齢を年代に置き換えるだけで足りる
- 記録は事実と判断を分けて書かせると後で揉めない
- ケアプランと制度の話はたたき台まで。妥当性は人が決める
- 定着させるコツは、使い方ではなく完成した指示文を配ること
まずは今日の記録を1件だけ、匿名化してAIに下書きさせてみてください。1件で手応えが分かります。
プロンプトの基本はAIプロンプトとは？初心者が最初に知るべき基礎知識、AI検索時代のコンテンツ戦略はSEOプロンプト作成ツール完全ガイドもどうぞ。その他はAIプロンプト活用ブログでご紹介しています。
コメント